Verein gründen: die wichtigsten Fragen und Antworten

Einen Verein zu gründen, ist in Deutschland mit überschaubarem Aufwand möglich. Trotzdem sollten die Gründungsmitglieder einige Entscheidungen gut vorbereiten: Welchen Zweck verfolgt der Verein? Soll er in das Vereinsregister eingetragen werden? Wie muss die Satzung aussehen? Und ist die Anerkennung der Gemeinnützigkeit gewünscht?

In diesem FAQ beantworten wir die häufigsten Fragen zur Vereinsgründung und zeigen, in welcher Reihenfolge die einzelnen Schritte sinnvoll sind.

Was ist ein Verein?

Ein Verein ist ein auf Dauer angelegter Zusammenschluss mehrerer Personen, die gemeinsam einen bestimmten Zweck verfolgen. Grundlage des Vereinslebens ist die Satzung. Sie regelt unter anderem den Zweck, die Mitgliedschaft, die Organisation und die Vertretung des Vereins.

Typische Vereinszwecke sind beispielsweise:

• Sport und Bewegung
• Kunst und Kultur
• Musik und Brauchtum
• Bildung und Jugendhilfe
• Tier-, Natur- oder Umweltschutz
• soziale und gemeinnützige Projekte
• Förderung einer Schule, Einrichtung oder Initiative
• gemeinschaftliche Freizeitaktivitäten

Ein Verein muss nicht automatisch gemeinnützig sein. Gemeinnützigkeit und Eintragung in das Vereinsregister sind zwei unterschiedliche Vorgänge.

Welche Voraussetzungen müssen für eine Vereinsgründung erfüllt sein?

Für die Gründung benötigen Sie zunächst mehrere Personen, die sich auf einen gemeinsamen Zweck und eine Satzung verständigen. Außerdem müssen ein Vorstand gewählt und die notwendigen Gründungsbeschlüsse dokumentiert werden.

Soll der Verein als eingetragener Verein in das Vereinsregister aufgenommen werden, sind insbesondere folgende Punkte erforderlich:

• mindestens sieben Mitglieder bei der Eintragung
• ein nicht hauptsächlich wirtschaftlich ausgerichteter Vereinszweck
• eine schriftliche Satzung
• eine Gründungsversammlung
• die Wahl eines Vorstands
• ein Gründungsprotokoll
• die Anmeldung beim zuständigen Registergericht

Nach § 56 BGB soll die Eintragung nur erfolgen, wenn der Verein mindestens sieben Mitglieder hat. Die zur Anmeldung eingereichte Satzung soll ebenfalls von mindestens sieben Mitgliedern unterzeichnet sein. § 56 BGB, § 59 BGB

Wie viele Personen braucht man, um einen Verein zu gründen?

Für die Eintragung eines Vereins in das Vereinsregister werden mindestens sieben Mitglieder benötigt. Diese Personen können natürliche Personen und unter bestimmten Voraussetzungen auch juristische Personen sein.

Die häufig genannte Zahl von sieben bezieht sich auf den angestrebten eingetragenen Verein. Bei einem nicht eingetragenen Verein können andere Voraussetzungen gelten. Wer dauerhaft mit weniger Personen arbeiten möchte, sollte prüfen, ob der Verein tatsächlich die geeignete Rechtsform ist.

Aus praktischer Sicht ist es empfehlenswert, nicht nur die Mindestzahl zu erreichen. Ein Verein braucht genügend Personen, die Verantwortung übernehmen, Vorstandsämter besetzen und die laufende Arbeit absichern.

Was ist der Unterschied zwischen einem Verein und einem eingetragenen Verein?

Ein nicht eingetragener Verein besteht, ohne im Vereinsregister eingetragen zu sein. Ein eingetragener Verein erhält durch die Eintragung grundsätzlich Rechtsfähigkeit und führt anschließend den Zusatz „e. V.“.

Der eingetragene Verein kann damit beispielsweise:

• unter seinem Vereinsnamen Verträge abschließen,
• ein eigenes Konto führen,
• Eigentum erwerben,
• vor Gericht klagen oder verklagt werden,
• als eigenständige Organisation auftreten.

Für langfristige Projekte, eine größere Mitgliederzahl, eigenes Vermögen oder regelmäßige Verträge ist der eingetragene Verein häufig die passendere Form.

Was bedeutet „e. V.“?

Die Abkürzung „e. V.“ steht für „eingetragener Verein“. Sie darf erst nach erfolgreicher Eintragung in das Vereinsregister geführt werden.

Vor der Eintragung sollte der Zusatz deshalb nicht so verwendet werden, als wäre die Registrierung bereits abgeschlossen. Nach § 65 BGB erhält der Vereinsname mit der Eintragung den Zusatz „eingetragener Verein“.

Was ist ein Idealverein?

Ein Idealverein verfolgt einen Zweck, der nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb als Hauptzweck ausgerichtet ist. Das bedeutet nicht, dass ein Verein überhaupt keine Einnahmen erzielen darf.

Ein Verein kann beispielsweise:

• Mitgliedsbeiträge erheben,
• Eintrittsgelder verlangen,
• Veranstaltungen durchführen,
• Vereinsartikel verkaufen,
• Spenden und Zuschüsse erhalten,
• einen wirtschaftlichen Nebenbetrieb unterhalten.

Entscheidend ist, dass die wirtschaftliche Tätigkeit nicht zum eigentlichen Hauptzweck des Vereins wird. Der typische eingetragene Verein ist ein nicht wirtschaftlicher Verein im Sinne des § 21 BGB.

Was gehört in die Vereinssatzung?

Die Satzung ist die grundlegende Ordnung des Vereins. Sie sollte nicht einfach aus einem beliebigen Muster übernommen werden, sondern zur tatsächlichen Arbeitsweise des neuen Vereins passen.

Für die Eintragung müssen insbesondere geregelt sein:

• Name des Vereins
• Sitz des Vereins
• Zweck des Vereins
• Wille zur Eintragung in das Vereinsregister

Darüber hinaus sollte die Satzung Regelungen zu folgenden Punkten enthalten:

• Eintritt und Austritt der Mitglieder
• Mitgliedsbeiträge
• Bildung und Zusammensetzung des Vorstands
• Vertretung des Vereins
• Einberufung der Mitgliederversammlung
• Form und Frist der Einladung
• Beschlussfassung
• Protokollierung von Beschlüssen
• Satzungsänderungen
• Auflösung des Vereins

Die gesetzlichen Mindestanforderungen ergeben sich insbesondere aus den §§ 57 und 58 BGB. Werden die Anforderungen der §§ 56 bis 59 BGB nicht erfüllt, kann das Amtsgericht die Anmeldung zurückweisen. BGB zum Vereinsrecht, § 60 BGB

Wie findet man einen geeigneten Vereinsnamen?

Der Vereinsname sollte den Verein eindeutig erkennen lassen und möglichst zum Vereinszweck passen. Vor der Festlegung sollten die Gründungsmitglieder prüfen:

• Gibt es bereits einen Verein mit demselben oder einem sehr ähnlichen Namen?
• Besteht Verwechslungsgefahr mit einem anderen Verein oder Unternehmen?
• Werden fremde Marken- oder Namensrechte berührt?
• Ist eine passende Internetdomain verfügbar?
• Funktioniert der Name auch als E-Mail-Adresse und in sozialen Netzwerken?
• Ist der Name langfristig passend oder zu eng gefasst?

Eine unverbindliche Vorprüfung beim zuständigen Registergericht und eine Recherche in öffentlichen Registern können spätere Änderungen vermeiden.

Was passiert bei der Gründungsversammlung?

In der Gründungsversammlung treffen die Gründungsmitglieder die wesentlichen Entscheidungen. Üblicherweise läuft sie in folgenden Schritten ab:

1. Eröffnung der Versammlung
2. Bestimmung der Versammlungsleitung
3. Bestimmung der Protokollführung
4. Feststellung der anwesenden Gründungsmitglieder
5. Beratung über den Vereinszweck
6. Beratung und Beschluss der Satzung
7. Unterzeichnung der Satzung
8. Wahl des Vorstands
9. Annahme der Wahl durch die Gewählten
10. gegebenenfalls Beschluss weiterer Vereinsordnungen
11. Festlegung der nächsten organisatorischen Schritte
12. Unterzeichnung des Gründungsprotokolls

Die tatsächlich gefassten Beschlüsse und Wahlergebnisse müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

Was muss im Gründungsprotokoll stehen?

Das Protokoll sollte den Ablauf und die Ergebnisse der Gründungsversammlung eindeutig dokumentieren. Typische Angaben sind:

• Ort und Datum der Versammlung
• Beginn und Ende
• Namen der Versammlungsleitung und Protokollführung
• Zahl beziehungsweise Namen der Anwesenden
• Beschluss über die Vereinsgründung
• Beschluss über die Satzung
• Abstimmungsergebnisse
• Wahl des Vorstands
• Annahme der Ämter
• weitere gefasste Beschlüsse
• Unterschriften gemäß den vorgesehenen Anforderungen

Auch die Satzung muss das Errichtungsdatum enthalten. Für die Registeranmeldung werden Abschriften der Satzung und der Unterlagen über die Bestellung des Vorstands benötigt. § 59 BGB

Welchen Vorstand braucht ein Verein?

Jeder Verein benötigt einen Vorstand, der ihn nach außen vertritt. Häufig besteht dieser aus:

• Vorsitzendem,
• stellvertretendem Vorsitzenden,
• Schatzmeister,
• Schriftführer,
• weiteren Beisitzern.

Nicht alle genannten Personen müssen automatisch zum vertretungsberechtigten Vorstand nach § 26 BGB gehören. Die Satzung muss eindeutig bestimmen, welche Vorstandsmitglieder den Verein gerichtlich und außergerichtlich vertreten und ob sie einzeln oder nur gemeinsam handeln dürfen.

Zu komplizierte Vertretungsregelungen können die tägliche Arbeit erschweren. Eine zu weitgehende Einzelvertretung kann umgekehrt unerwünschte Risiken schaffen. Die Regelung sollte deshalb zur Größe und Arbeitsweise des Vereins passen.

Wie wird der Verein in das Vereinsregister eingetragen?

Nach der Gründungsversammlung meldet der gewählte Vorstand den Verein beim zuständigen Registergericht an. Der Vereinssitz bestimmt, welches Amtsgericht zuständig ist.

Für die Anmeldung werden insbesondere benötigt:

• die beschlossene und unterzeichnete Satzung,
• das Gründungsprotokoll,
• der Nachweis über die Bestellung des Vorstands,
• die erforderliche Registeranmeldung.

Die Anmeldung erfolgt regelmäßig unter Mitwirkung eines Notars. Dieser beglaubigt die notwendigen Erklärungen und übermittelt die Unterlagen an das Registergericht.

Das Gericht prüft anschließend die Eintragungsvoraussetzungen. Bei Unklarheiten oder Fehlern kann es eine Korrektur verlangen. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Verein eingetragen. Im Vereinsregister erscheinen unter anderem Name, Sitz, Satzungsdatum, Vorstand und Vertretungsmacht. § 64 BGB

Wann darf der Verein den Zusatz „e. V.“ verwenden?

Erst nach der Eintragung in das Vereinsregister. Der Beschluss, einen Verein gründen und registrieren zu wollen, reicht dafür noch nicht aus.

Vor der Bestellung von Briefpapier, Schildern oder Werbematerialien sollte daher die erfolgreiche Eintragung abgewartet werden. Domain und E-Mail-Adressen können selbstverständlich bereits vorbereitet werden.

Ist ein eingetragener Verein automatisch gemeinnützig?

Nein. Die Eintragung und die Gemeinnützigkeit sind voneinander getrennt:

• Das Registergericht entscheidet über die Eintragung.
• Das Finanzamt beurteilt die steuerliche Gemeinnützigkeit.

Ein Verein kann eingetragen, aber nicht gemeinnützig sein. Umgekehrt ist die Gemeinnützigkeit nicht allein davon abhängig, dass der Verein den Zusatz „e. V.“ trägt.

Wer gemeinnützig werden möchte, sollte die geplante Satzung möglichst vor der Gründungsversammlung mit dem zuständigen Finanzamt abstimmen. Nachträgliche Änderungen verursachen zusätzliche Beschlüsse, Aufwand und möglicherweise weitere Kosten.

Welche Anforderungen gelten für einen gemeinnützigen Verein?

Die Satzung muss einen steuerbegünstigten Zweck nennen und verständlich beschreiben, wie dieser Zweck verwirklicht wird. Außerdem sind unter anderem Vorgaben zur Selbstlosigkeit, Mittelverwendung und Vermögensbindung zu beachten.

Nach § 60 Abgabenordnung müssen Satzungszweck und Art der Zweckverwirklichung so genau bestimmt sein, dass geprüft werden kann, ob die Voraussetzungen für Steuervergünstigungen vorliegen. Die Satzung muss außerdem die steuerlich vorgeschriebenen Festlegungen enthalten. § 60 AO

Eine ungenaue Formulierung wie „Der Verein fördert das Gemeinwohl“ reicht regelmäßig nicht aus. Zweck und konkrete Tätigkeiten müssen zueinander passen.

Welche Kosten entstehen bei einer Vereinsgründung?

Die genaue Höhe hängt von der Satzung, dem Bundesland, dem zuständigen Gericht und der benötigten Beratung ab. Mögliche Kosten entstehen für:

• notarielle Beglaubigung und Anmeldung,
• Eintragung in das Vereinsregister,
• rechtliche oder steuerliche Beratung,
• Vereinsregisterauszüge,
• Domain und Webhosting,
• Geschäftskonto,
• Versicherungen,
• Vereinssoftware,
• Gestaltung und Öffentlichkeitsarbeit.

Bei gemeinnützigen Vereinen können unter bestimmten Voraussetzungen Gebührenvergünstigungen möglich sein. Die konkreten Kosten sollten vorab beim Notariat, Registergericht und den vorgesehenen Dienstleistern erfragt werden.

Wie lange dauert die Vereinsgründung?

Eine pauschale Dauer lässt sich nicht nennen. Gut vorbereitete Gründungen können vergleichsweise schnell abgeschlossen werden. Verzögerungen entstehen besonders häufig durch:

• unvollständige Unterlagen,
• widersprüchliche Satzungsregelungen,
• einen problematischen Vereinsnamen,
• unklare Vertretungsregelungen,
• steuerlich ungeeignete Formulierungen,
• Änderungswünsche des Registergerichts oder Finanzamts.

Für die Planung sollte nicht nur die Gründungsversammlung berücksichtigt werden. Abstimmung, Unterschriften, Notartermin, gerichtliche Prüfung und steuerliche Bearbeitung benötigen zusätzliche Zeit.

Braucht ein Verein ein eigenes Bankkonto?

Ein gesetzlich eingetragener Verein sollte seine Zahlungen grundsätzlich über ein eigenes Vereinskonto abwickeln. Private Konten von Vorstandsmitgliedern sind für Vereinsgelder ungeeignet.

Ein Vereinskonto erleichtert:

• die Trennung von privatem und Vereinsvermögen,
• eine nachvollziehbare Buchführung,
• die Kassenprüfung,
• Vorstandswechsel,
• den Einzug von Mitgliedsbeiträgen,
• den Nachweis gegenüber Finanzamt und Fördermittelgebern.

Die Bank verlangt üblicherweise Vereinsunterlagen und Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen.

Braucht der Verein eine Steuernummer?

Der Verein sollte beim zuständigen Finanzamt steuerlich erfasst werden. Das gilt besonders, wenn Gemeinnützigkeit beantragt, Spendenbescheinigungen ausgestellt oder wirtschaftliche Tätigkeiten aufgenommen werden sollen.

Steuernummer, Gemeinnützigkeit und gegebenenfalls Umsatzsteuerfragen sollten nicht erst geklärt werden, wenn bereits Einnahmen erzielt oder Bescheinigungen ausgegeben wurden.

Welche Versicherungen braucht ein neuer Verein?

Der konkrete Bedarf hängt von den Aktivitäten ab. Häufig geprüft werden sollten:

• Vereinshaftpflichtversicherung
• Veranstalterhaftpflicht
• Vermögensschadenhaftpflicht
• Unfallversicherung
• Rechtsschutzversicherung
• Versicherung für Vereinsheim und Inventar
• Cyberversicherung

Ein Sportverein mit regelmäßigem Trainingsbetrieb hat andere Risiken als ein kleiner Förderverein. Bestehender Versicherungsschutz über Verbände oder Dachorganisationen sollte dabei berücksichtigt werden.

Welche Fehler passieren bei der Vereinsgründung besonders häufig?

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• eine ungeprüft übernommene Mustersatzung,
• ein zu ungenau formulierter Vereinszweck,
• widersprüchliche Regeln zur Vertretung,
• unpraktische Einladungsvorschriften,
• fehlende Regelungen für digitale Versammlungen,
• keine klare Zuständigkeit für Finanzen und Mitgliederverwaltung,
• Beantragung der Gemeinnützigkeit erst nach Beschluss einer ungeeigneten Satzung,
• Nutzung des Zusatzes „e. V.“ vor der Eintragung,
• Vermischung privater und vereinseigener Zahlungen,
• fehlende Übergabe- und Dokumentationsregeln.

Eine gute Satzung soll rechtssicher sein, aber auch in fünf oder zehn Jahren noch praktisch funktionieren.

Welche Unterlagen sollte der neue Verein dauerhaft aufbewahren?

Zu den grundlegenden Vereinsunterlagen gehören:

• ursprüngliche Satzung und spätere Fassungen,
• Gründungsprotokoll,
• Wahl- und Beschlussprotokolle,
• Registermitteilungen,
• Bescheide des Finanzamts,
• Mitgliederverzeichnis,
• Beitrags- und Finanzunterlagen,
• Verträge,
• Versicherungsunterlagen,
• Berechtigungen für Bankkonten und digitale Systeme,
• Datenschutzdokumentation.

Der Verein sollte festlegen, wo die Unterlagen liegen, wer Zugriff erhält und wie eine Übergabe bei einem Vorstandswechsel erfolgt.

Wie kann ein neuer Verein seine Verwaltung von Anfang an organisieren?

Viele Vereine beginnen mit mehreren Tabellen, privaten E-Mail-Postfächern und Dokumenten auf einzelnen Computern. Diese Übergangslösung wird später häufig zum dauerhaften Problem.

Schon bei der Gründung sollten deshalb folgende Fragen beantwortet werden:

• Wo wird das verbindliche Mitgliederverzeichnis geführt?
• Wie werden Mitgliedsanträge bearbeitet?
• Wer darf Mitgliedsdaten ändern?
• Wie werden Beiträge und Zahlungseingänge verwaltet?
• Wo liegen Satzung, Protokolle und Verträge?
• Welche E-Mail-Adressen gehören dem Verein?
• Wie werden Zugänge bei einem Vorstandswechsel übergeben?
• Wie werden Daten gesichert?
• Wann werden nicht mehr benötigte Daten gelöscht?

Betreibt der Verein eine WordPress-Website, können Mitgliederverwaltung, digitaler Mitgliedsantrag, Beiträge und geschützter Mitgliederbereich mit einer integrierten Lösung wie asVerein verbunden werden. Dadurch müssen Daten nicht dauerhaft in mehreren getrennten Systemen gepflegt werden.

Checkliste: Verein in zwölf Schritten gründen

1. Vereinszweck und langfristige Ziele festlegen
2. Gründungsmitglieder gewinnen
3. Vereinsnamen und Domain prüfen
4. Satzungsentwurf erstellen
5. Gemeinnützigkeit mit dem Finanzamt vorab klären
6. Gründungsversammlung vorbereiten
7. Satzung beschließen und unterzeichnen
8. Vorstand wählen
9. Gründungsprotokoll fertigstellen
10. Anmeldung über den Notar veranlassen
11. steuerliche Erfassung und Versicherungen klären
12. Mitgliederverwaltung, Bankkonto und Vereinskommunikation einrichten

Fazit

Einen Verein zu gründen, ist gut machbar, wenn Satzung, Zuständigkeiten und Verwaltungsabläufe von Anfang an durchdacht werden. Besonders wichtig sind ein klarer Vereinszweck, eine praxistaugliche Satzung, ein vollständig dokumentierter Gründungsbeschluss und die eindeutige Vertretungsregelung des Vorstands.

Wer zusätzlich die Gemeinnützigkeit anstrebt, sollte die Satzung vor der Beschlussfassung mit dem Finanzamt abstimmen. Eine saubere digitale Organisation verhindert außerdem, dass Mitgliederlisten, Beiträge und wichtige Dokumente schon in den ersten Vereinsjahren auseinanderlaufen.

Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Anforderungen können sich durch die konkrete Satzung, den Vereinszweck und die zuständigen Stellen unterscheiden.