Wer muss das Gründungsprotokoll eines Vereins unterschreiben?

Wer einen Verein gründet und ihn als eingetragenen Verein (e.V.) ins Vereinsregister eintragen lassen möchte, benötigt neben der Vereinssatzung in der Regel ein Gründungsprotokoll. Darin werden unter anderem die Gründung des Vereins, die Annahme der Satzung und die Wahl des Vorstands dokumentiert.

Doch wer muss das Gründungsprotokoll eigentlich unterschreiben?

Wer unterschreibt das Gründungsprotokoll?

Entscheidend ist zunächst, was die Vereinssatzung zur Protokollierung von Mitgliederversammlungen bestimmt. Die Satzung sollte regeln, wie Beschlüsse beurkundet werden und wer die Niederschrift unterschreibt. Offizielle Hinweise der Justiz nennen für Gründungsprotokolle beispielsweise die Unterschriften von Versammlungsleiter und Protokollführer.

Das bedeutet zugleich: Nicht automatisch alle Gründungsmitglieder müssen das Gründungsprotokoll unterschreiben.

Hier besteht eine wichtige Verwechslungsgefahr mit der Vereinssatzung.

Müssen alle sieben Gründungsmitglieder unterschreiben?

Für die Eintragung als e.V. bestimmt § 59 Abs. 3 BGB, dass die Satzung von mindestens sieben Mitgliedern unterzeichnet sein soll. Außerdem muss sie den Tag ihrer Errichtung enthalten.

Die häufig genannte Zahl von sieben Unterschriften bezieht sich daher auf die Satzung und nicht auf das Gründungsprotokoll.

Kurz gesagt:

Satzung: mindestens sieben Mitglieder unterschreiben.
Gründungsprotokoll: Unterschrift entsprechend der Satzungsregelung zur Protokollierung; häufig Versammlungsleiter und Protokollführer.
Anmeldung zum Vereinsregister: Sie wird vom Vorstand in der erforderlichen vertretungsberechtigten Zahl vorgenommen; die entsprechenden Unterschriften müssen öffentlich beglaubigt werden.

Was muss im Gründungsprotokoll stehen?

Damit die Vereinsgründung und insbesondere die Bestellung des Vorstands nachvollziehbar dokumentiert sind, sollte das Protokoll mindestens die wesentlichen Angaben zur Gründungsversammlung enthalten.

Dazu gehören insbesondere:

Ort und Datum der Gründungsversammlung, der Name des Versammlungsleiters, die gefassten Beschlüsse, die Annahme der Vereinssatzung sowie die Wahl des Vorstands einschließlich der Abstimmungsergebnisse und der Annahme der Wahl. Entsprechende Anforderungen finden sich auch in den Hinweisen der Justiz.

Muss das Gründungsprotokoll zum Vereinsregister?

Bei der Ersteintragung eines e.V. muss der Anmeldung unter anderem eine Abschrift der Satzung sowie eine Urkunde beziehungsweise Abschrift der Unterlagen beigefügt werden, aus denen sich die Bestellung des Vorstands ergibt. Das kann das Gründungsprotokoll sein.

Das Original des Gründungsprotokolls muss dabei nicht zwingend beim Registergericht eingereicht werden. Nach den Hinweisen des Amtsgerichts Mainz genügt beispielsweise eine Abschrift, aus der hervorgeht, wer das Original unterzeichnet hat. Die Unterschriften unter dem Gründungsprotokoll müssen dort nicht öffentlich beglaubigt werden.

Gründungsprotokoll und Satzung nicht verwechseln

Gerade bei der Vereinsgründung werden die Anforderungen an Satzung, Gründungsprotokoll und Registeranmeldung schnell miteinander verwechselt.

Merke: Die mindestens sieben Unterschriften nach § 59 Abs. 3 BGB gehören unter die Satzung. Wer das Gründungsprotokoll unterschreibt, richtet sich insbesondere nach der in der Satzung festgelegten Form der Protokollierung.

Vor der Einreichung beim Vereinsregister kann es sinnvoll sein, die konkreten Anforderungen des zuständigen Registergerichts zu prüfen.